Aktualności Biznes

Jak dobrze zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji to zazwyczaj duże wyzwanie, przygotowanie takiego wydarzenia wymaga nakładu pracy i czasu oraz skoordynowania większej liczby osób. W zależności od rozmiaru wydarzenia, musimy ustalić gdzie i kiedy chcemy zorganizować konferencję. Często szukając odpowiedzi na pytanie dotyczące odpowiedniego miejsca, wpisujemy w wyszukiwarkę odpowiednie hasła, np „sale konferencyjne Kraków”. Co zrobić, aby całe wydarzenie odniosło sukces?

Koncepcja oraz lista uczestników

Każde wydarzenie należy zacząć od ustalenia jego koncepcji. W praktyce oznacza to znalezienie odpowiedzi na pytania: gdzie? kiedy? jaki jest cel? Temat konferencji powinien być ciekawy dla uczestników i odpowiadać na ich potrzeby, dlatego musimy się zastanowić kogo zaprosimy na wydarzenie. Od osób, które będą gościć na konferencji zależy bowiem wybór miejsca, w którym ją zorganizujemy.

Kosztorys, harmonogram i scenariusz

Kolejnym elementem jest przygotowanie kosztorysu wydarzenia. Musimy wiedzieć ile możemy wydać i założyć sobie koszt poszczególnych miejsc. Dobrze jest wcześniej uzyskać wstępne wyceny, które pomogą nam w planowaniu wydatków. Zawsze warto założyć większą kwotę, która da nam zabezpieczenie, kiedy niespodziewanie pojawią się dodatkowe koszty. Niezbędnym elementem, który trzeba stworzyć przy organizowaniu konferencji jest harmonogram. Należy w nim ująć wszystkie terminy takie jak:wydruk i wysyłka zaproszeń, stworzenie ulotek, produkcja materiałów promocyjnych. Można przygotować również listę kontaktową zawierającą numery telefonów i adresy e- mail osób zaangażowanych w przygotowanie wydarzenia. Kolejny etap przygotowań to stworzenie scenariusza. Może on zawierać tylko zarys wydarzenia lub być bardziej szczegółowy i dopracowany co do minuty. Przygotowanie takiego dokumentu może naprawdę wiele ułatwić, a oprócz tego sami będziemy spokojniejsi w razie niezaplanowanych wydarzeń.

Browar Lubicz
Browar Lubicz
Browar Lubicz
Browar Lubicz
Browar Lubicz
navigate_before
navigate_next

Odpowiednie miejsce

Odpowiedni przebieg wydarzenia bez wątpienia zależy od wyboru miejsca. Jednym z miejsc w Krakowie, które jest dostosowane do organizacji konferencji to Browar Lubicz. Oddalony jest o kilka minut od Rynku Głównego, a w jego pobliżu znajdujesię Dworzec Główny ułatwiający komunikację gościom spoza miasta. Kluczowym elementem jest również wygląd i standard miejsca, który będzie odpowiadał wadze wydarzenia. Wspomniany Browar Lubicz (http://www.browar-lubicz.com.pl/sale-konferencyjne) dysponuje 5 salami, które można dostosować do każdego rodzaju wydarzenia, a obsługa jest przeszkolona, żeby w sprawny sposób obsługiwać gości wydarzeń biznesowych.

Zwracaj uwagę na szczegóły i zachowaj spokój

Przy organizacji takich wydarzeń śmiało można powiedzieć, że „diabeł tkwi w szczegółach”. Należy drobiazgowo sprawdzić wszystkie elementy, które składają się na organizację oraz umowy, które podpisujemy. Pozwala to na uniknięcie niepotrzebnego stresu w dniu konferencji. W czasie eventu na bieżąco kontroluj jego przebieg. W przypadku niepowodzeń, poproś managera obiektu o pomoc i nie daj po sobie poznać, że coś jest nie tak.

(wm, art. sponsorowany)