Dlaczego warto korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Czy wiesz, że w Krajowym Systemie e-Faktur codziennie jest rejestrowanych ponad 1 mln faktur, pomimo że korzystanie z KSeF nie jest obowiązkowe? Duże zainteresowanie tym rozwiązaniem ma wiele przyczyn. Dowiedz się, jakie są zalety korzystania z KSeF i sprawdź, jak najłatwiej zacząć używać tego systemu w organizacji.

Krajowy System e-Faktur: co to jest?

Krajowy System e-Faktur, nazywany też KSeF, jest polskim systemem teleinformatycznym, który pozwala na wystawianie oraz odbieranie ustrukturyzowanych faktur drogą elektroniczną. Został stworzony przez Ministerstwo Finansów i uruchomiony już 1 stycznia 2022 roku.

W jego ramach są przesyłane wspomniane już e-faktury ustrukturyzowane – dokumenty rozliczeniowe o jednolitym formacie, zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2). Każda transakcja jest rejestrowana, a dokumenty rozliczeniowe są bezpiecznie przechowywane.

Chociaż obecnie Krajowy System e-Faktur nie jest jeszcze obowiązkowy, a jego wprowadzenie zostało odroczone w czasie przez Ministerstwo Finansów, wkrótce stanie się standardem. Dlatego warto już teraz zacząć korzystać z niego – tak, aby „oswoić się” z nowym rozwiązaniem, zanim stanie się ono wymogiem.

Co daje korzystanie z KSeF?

Ministerstwo Finansów powołało do życia Krajowy System e-Faktur w dużej mierze z intencją uszczelnienia poboru podatków i zapobieganiu nieprawidłowościom przy rozliczeniu VAT. To jednak nie wszystko. Korzyści z użytkowania KSeF odnoszą również sami przedsiębiorcy. Na ich liście można wymienić m.in.:

• ułatwione prowadzenie dokumentacji księgowej – bez ryzyka, że e-faktura zaginie po drodze do adresata czy też ulegnie zniszczeniu; dokument zostanie niezawodnie zarejestrowany w systemie, przez co nigdy nie pojawi się konieczność wystawienia duplikatu; przedsiębiorcy korzystający z KSeF nie muszą również archiwizować faktur; będą one dostępne przez kolejne 10 lat w bazie rządowej;
• przyspieszony zwrot VAT – dzięki KSeF podatek można otrzymać o 20 dni szybciej, co oznacza, że czas jego odzyskania wyniesie maksymalnie 40, a nie 60 dni;
• automatyczną wysyłkę faktury do adresata – przy korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur nie ma już konieczności przesłania dokumentu np. za pośrednictwem maila czy innego systemu komunikacji;
• większą czytelność i przejrzystość faktur – ich ujednolicony wzór sprawi, że nie pojawią się żadne problemy z odczytaniem zapisów zawartych w dokumentach rozliczeniowych;
• ograniczenie formalności – KSeF docelowo likwiduje obowiązek przesyłania JPK-FA, ponieważ wymagane dane trafiają do systemu w sposób automatyczny.

Jak zatem widać, obawy przed koniecznością e-fakturowania z wykorzystaniem KSeF nie są uzasadnione, a wdrażany system jest atrakcyjny również dla przedsiębiorców.

Co zrobić, aby zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

Chociaż korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe, możesz już teraz sięgnąć po to rozwiązanie. W jaki sposób? Pierwszą opcją jest użycie darmowego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów – to Aplikacja Podatnika KSeF. Daje ona dostęp do wszystkich kluczowych funkcjonalności.

Innym – zapewne wygodniejszym – rozwiązaniem jest zintegrowanie wystawiania faktur strukturyzowanych z już wykorzystywanym systemem ERP. Wdrożenie tej opcji wcale nie musi być wyzwaniem, zwłaszcza gdy skorzysta się z narzędzi takich jak np. KSeF Connect od EDITEL. Pozwalają one na przeprowadzenie w pełni zautomatyzowanej transmisji dokumentów rozliczeniowych do systemu – tak, aby zachować spójność danych i spełnić wszystkie wymogi prawne.

Skuteczne połączenie pomiędzy już używanym oprogramowaniem firmowym a KSeF sprawi, że przejście na nowy, wkrótce obowiązujący, system, stanie się proste i „bezbolesne”. Warto więc rozważyć skorzystanie z tej opcji i przetestowanie jej, zanim Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy.