Sprawne zarządzanie firmą coraz częściej opiera się na szybkim przepływie informacji i dokumentów. Dobra komunikacja między pracownikami, klientami i partnerami biznesowymi wymaga odpowiednich narzędzi. Ograniczają one formalności i skracają czas realizacji zadań. Tradycyjny obieg papierowych dokumentów bywa uciążliwy – wydłuża procesy, zwiększa koszty i utrudnia kontrolę nad dokumentacją. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm sięga po rozwiązania cyfrowe, takie jak elektroniczne podpisywanie umów oraz jednorazowy podpis kwalifikowany. Dlaczego warto z nich skorzystać?
Elektroniczne podpisywanie umów – dlaczego warto wdrożyć je w swojej firmie?
Elektroniczne podpisywanie umów powstało z myślą o organizacjach, które chcą uprościć zawieranie umów i ograniczyć zbędną biurokrację. Najlepiej sprawdza się w średnich i dużych firmach, współpracujących z wieloma kontrahentami, podwykonawcami czy pracownikami. Rozwiązanie dostępne w chmurze, takie jak platforma AMODIT, umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca. Cały proces pozostaje zgodny z obowiązującymi przepisami.
Korzyści z wdrożenia takiego rozwiązania są odczuwalne niemal od razu. Spadają wydatki związane z drukiem, wysyłką i przechowywaniem dokumentów. Procesy przebiegają szybciej. Zmiany można wprowadzić od razu i ponownie przekazać dokument do podpisu, bez oczekiwania na przesyłkę. Wszystkie podpisane pliki trafiają automatycznie do systemu i są łatwo dostępne w każdej chwili. Dodatkowym atutem jest swoboda działania. Dokument można podpisać z dowolnego miejsca i urządzenia. Ograniczenie papieru wspiera przy tym działania proekologiczne.
Podpisywanie umów online – jak działa?
Sam proces podpisywania dokumentów online jest przejrzysty i wygodny. Najpierw przygotowuje się dokument i wskazuje osoby odpowiedzialne za jego podpisanie. Kolejny krok to wybór rodzaju podpisu – może to być podpis SMS, podpis odręczny lub kwalifikowany. Istnieje również możliwość określenia czasu dostępności dokumentu.
Po wysłaniu pliku każda ze stron otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do podpisu. Całość odbywa się w bezpiecznym środowisku, a status dokumentu jest widoczny na bieżąco. Po zakończeniu procesu podpisany dokument trafia automatycznie do wszystkich uczestników. Nie ma potrzeby jego dalszego rozsyłania. Integralność danych zostaje zachowana.
Jednorazowy podpis kwalifikowany – kiedy się sprawdza?
Jednorazowy podpis kwalifikowany to dobre rozwiązanie w sytuacjach, gdy liczy się szybkie i formalnie wiążące podpisanie pojedynczego dokumentu. Daje taki sam efekt prawny jak standardowy podpis kwalifikowany, jednak nie wiąże się z koniecznością zakupu certyfikatu na dłuższy okres ani przechodzenia przez skomplikowane procedury. Weryfikacja tożsamości i wydanie podpisu przebiegają bardzo sprawnie, a cały proces można zamknąć nawet w kilka minut.
Jednorazowy podpis kwalifikowany najczęściej wykorzystuje się przy sporadycznym podpisywaniu dokumentów. Sprawdza się podczas pracy poza biurem, przy zawieraniu umów na odległość, podczas rekrutacji, kiedy trzeba zebrać podpisy od wielu kandydatów w krótkim czasie i we współpracy z partnerami i klientami, podpisującymi dokument jednorazowo. Prostota i elastyczność tego rozwiązania dobrze wpisują się w potrzeby nowoczesnych firm.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pozwoli zrozumieć, że cyfrowe narzędzia do podpisywania dokumentów zmieniają sposób prowadzenia biznesu i porządkują codzienną pracę. Wprowadzają większą przejrzystość procesów oraz ułatwiają kontrolę nad formalnościami. To kierunek, który będzie zyskiwał na znaczeniu wraz z dalszą cyfryzacją przedsiębiorstw.
