Zarządzanie projektami w rozproszonych zespołach opiera się na stosowaniu właściwych metod oraz narzędzi, które pomogą usprawnić współpracę na odległość, przyczyniając się do sukcesu przedsięwzięcia.
Skuteczne zarządzanie projektami i zadaniami
Kluczem skutecznego zarządzania w rozproszonych zespołach jest jak najlepsze narzędzie do zarządzania projektami. Praca w zespole rozproszonym musi opierać się na jak najefektywniejszym podziale zadań oraz odpowiedzialności za ich realizację. Ta sfera organizacyjna musi być klarowna i czytelna dla wszystkich uczestników procesu. Dotyczy to również takich zadań, jak wspólne planowanie działań oraz podsumowanie efektów. Pracę nad projektami w zespołach rozproszonych wzmacniają odpowiednio dobrane platformy, które nie tylko wzmacniają wszelkie składowe procesów projektowych, jak praca nad dokumentami, ale również wpływają na całość działań zespołu realizacyjnego.
Właściwe wykorzystanie narzędzi komunikacyjnych
Wartość pracy w zespole na odległość musi opierać się na efektywnym wykorzystaniu narzędzi komunikacyjnych. Wśród nich kluczowe role odgrywają komunikatory, dzięki którym zespół ma szansę na kontakt w czasie rzeczywistym. Kolejnym istotnym rozwiązaniem w pracy zespołowej na odległość są wideokonferencje, pozwalające na prowadzenie spotkań online.
Choć wymaga obecności całego zespołu, to jednak pozwala na jednoczesne spotkanie i aktywność wszystkich osób zaangażowanych w realizację danego projektu, umożliwiając nie tylko rozmowę, ale i analizę, omówienie wszelkich kluczowych kwestii projektowych. Warto pamiętać, aby narzędzi używanych w wewnętrznej komunikacji nie było zbyt wielu, unikniemy wtedy szumu komunikacyjnego i nadmiaru aplikacji. Ponadto efektywność pracy w zespole musi opierać się na wypracowanych wspólnych zasadach komunikacji: godzin dostępności, częstotliwości spotkań, czasu na odpowiedź itp.
Zarządzanie czasem i efektywnością
Aby efektywność pracy zespołu była jak największa, trzeba stosować kilka podstawowych zasadach. Przede wszystkim zespół realizacyjny powinien otrzymywać zawsze realistyczny pakiet zadań do wykonania. Wartością wzmacniającą pracę zespołu zawsze jest dobry feedback oraz jak najlepsze planowanie działań. Już na wstępie pracy koncepcyjnej wszelkie oczekiwania, zmienne czy inne czynniki kompetencyjne warto wpisać w istotny dokument, jakim jest Karta projektu.
Właściwie przygotowana Karta projektu, zawierająca opis zakresu projektu, jego cel, uzasadnienie biznesowe, kamienie milowe czy okres trwania, już na samym początku działań usprawni funkcjonowanie rozproszonego zespołu.
Zaangażowanie pracowników
Funkcjonowanie zespołów rozproszonych ma niebagatelny wpływ na kulturę pracy oraz preferowany model działania zespołu. Ogromny wpływ na zaangażowanie pracowników w warunkach pracy rozproszonej ma przyjazne środowisko organizacyjne, poczucie wspólnoty oraz świadomość doceniania ich aktywności. Niebagatelną rolę w takich strukturach, pozbawionych możliwości bezpośredniej interakcji we wspólnych przestrzeniach, jak biuro, odgrywa lider zespołu, jak i cała organizacja.
Kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb zespołu i czynników, które wpływają na ich zaangażowanie. O tych kryteriach warto pamiętać w sytuacji, gdy decydujemy się na konkretny program do zarządzania projektami. Powinniśmy zdać sobie sprawę, że nie zawsze wszystkie rozwiązania odpowiadają naszym oczekiwaniom, i nie zawsze jesteśmy w stanie panować nad wszystkimi bez wyjątku projektami, które toczą się w firmie. Czynnik ludzki w połączeniu z najlepszymi programami do zarządzania projektami może odegrać decydującą rolę w powodzeniu całego przedsięwzięcia.
